Chấm Công Là Gì? Ưu Nhược Điểm Của Các Cách Chấm Công 

Chấm công là hoạt động diễn ra thường xuyên tại các văn phòng, công ty, nhà máy,… Đây là hoạt động để quản lý thời gian lao động của nhân viên đồng thời nâng cao tính kỷ luật nơi làm việc. Vậy chấm công là gì? Ưu nhược điểm của các hình thức này ra sao? Mời bạn hãy cùng tìm hiểu về chấm công và các ưu nhược điểm của các hình thức thông qua bài viết dưới đây!

Chấm công là gì?

Chấm công là một hoạt động thường xuyên diễn ra tại các doanh nghiệp nhằm giám sát và đánh giá nhân viên. Đây là hình thức khai báo giờ giấc vào và tan ca của nhân viên. Hoạt động này diễn ra nhằm giúp cho doanh nghiệp có thể nắm được số ngày, giờ công làm việc của nhân viên. Từ hoạt động này, các bộ phận quản lý nhân sự hay các bộ phận khác có thể dễ dàng áp dụng nội quy và quy định của doanh nghiệp. Ngoài ra, hoạt động chấm công còn hỗ trợ cho việc tính lương, thưởng hoặc phạt, kỷ luật nhân viên. Bên cạnh đó nhân viên sẽ có ý thức và trách nhiệm với công việc, với tập thể doanh nghiệp.

Chấm công

Đánh giá ưu nhược điểm của từng hình thức chấm công phổ biến hiện nay

Hiện nay, chấm công có đa dạng hình thức khác nhau. Doanh nghiệp sẽ áp dụng các hình thức phù hợp để quản lý nhân viên hiệu quả và dễ dàng hơn. Tùy vào nhu cầu và mục đích sử dụng hình thức chấm công mà có thể phân loại ra như sau:

• Chấm công cơ học bằng thẻ giấy

• Chấm công điện tử bằng thẻ từ

• Chấm công bằng quét vân tay…

Dưới đây là thông tin đánh giá ưu và nhược điểm của từng hình thức chấm công.

Đánh giá ưu nhược điểm các hình thức chấm công

1. Hình thức chấm công cơ học bằng thẻ giấy

Chấm công cơ học bằng thẻ giấy là một hình thức khá phổ biến nhất hiện nay. Hình thức này sử dụng thẻ giấy và máy quét thẻ giấy nhằm lưu trữ dữ liệu cần thiết khi chấm công. Nhân viên sẽ sử dụng thẻ giấy đưa vào máy sau đó máy sẽ in ra ngày và giờ làm việc lên thẻ. Một thẻ giấy được chia theo ca cho 31 ngày và có thể sử dụng cho cả tháng. Dưới đây là ưu nhược điểm khi doanh nghiệp sử dụng máy hình thức này..

Ưu điểm

• Đây là hình thức giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian lấy dấu vân tay, thẻ từ cho nhân viên… Ngoài ra không cần kết nối với máy tính để tổng hợp dữ liệu.

• Không cần cài đặt ứng dụng, rất dễ thuận tiện cho nhân viên mang theo trong người.

• Tốc độ máy in nhanh, nhân viên có thể thực hiện hành động trong vòng 1s

• Di chuyển máy bất cứ chỗ nào, không cần lắp đặt cố định.

• Máy chấm công thẻ giấy có nhiều tính năng đặc biệt như thông báo giờ làm và giờ nghỉ, có thể in được nhiều màu sắc khác nhau cho từng mục.

• Giảm chi phí cho doanh nghiệp.

Nhược điểm

• Thẻ được sử dụng cho cả tháng nên đòi hỏi nhân viên phải mang theo hàng ngày và bảo quản cẩn thận.

• Có thể gian lận trong việc giúp đỡ giữa những nhân viên, thông qua đó doanh nghiệp cần thêm 1 người giám sát để hạn chế việc gian lận này.

• HÌnh thức này có thể gây ra sai sót, tốn thời gian và công sức vì phải tổng hợp và thống kê dữ liệu bằng thủ công.

Chấm công bằng thẻ giấy

2. Hình thức chấm công điện tử bằng thẻ từ

Chấm công điện tử bằng thẻ từ yêu cầu doanh nghiệp phải mua máy quét thẻ từ. Nhân viên sẽ sở hữu thẻ từ, trong thẻ từ sẽ có mã số và thông tin của nhân viên. Nhân viên vào làm bằng cách quẹt thẻ từ vào đầu máy đọc thẻ và thông tin ngày, giờ làm việc sẽ lưu lại trong máy.

Ưu điểm

• Thời gian kiểm soát nhanh, giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp. Áp dụng được đối với các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn.

• Thẻ từ được làm bằng nhựa nên dễ dàng bảo quản.

• Xử lý thông tin nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.

• Hạn chế sai sót, tiết kiệm thời gian khi tổng hợp dữ liệu.

• Tích hợp được nhiều chức năng như mở khóa cửa ra vào, kết nối vân tay,…

• Dữ liệu được lưu vào bộ nguồn dự trữ phòng trường hợp gặp sự cố mất điện.

Nhược điểm

• Chi phí in thẻ từ cho nhân viên tăng lên

• Nhân viên phải mang thẻ mới được ra vào trong công ty

• Có thể nhân viên gian lận nếu doanh nghiệp không có người giám sát.

Chấm công bằng thẻ từ

3. Hình thức chấm công bằng vân tay

Chấm công bằng vân tay là hình thức được ưa chuộng nhất trong các doanh nghiệp, cơ quan,… Hình thức này sử dụng công nghệ sinh xử lý hình ảnh và công nghệ sinh trắc học để xác định được thông tin nhân viên bằng dấu vân tay. Hình thức này có nhiều ưu điểm tiện lợi giúp doanh nghiệp quản lý được nhân viên.

Ưu điểm

• Giúp hạn chế nhân viên chấm công cho nhau vì mỗi người sẽ có một dấu vân tay khác nhau.

• Độ hiệu quả, nhanh chóng và chính xác cao.

• Giúp doanh nghiệp thống kê được thời gian làm việc của nhân viên.

• Tiết kiệm thời gian tổng hợp dữ liệu, nâng cao hiệu quả quản lý của công ty..

• Không phát sinh bất kỳ chi phí nào.

Nhược điểm

• Quá trình chấm công sẽ bị ảnh hưởng nếu tay bị ướt hoặc bị thương.

• Không áp dụng được với những nhà máy, doanh nghiệp sản xuất (kim loại, hóa chất,…) vì vân tay bị mòn, máy không đọc được vân tay.

Chấm công bằng dấu vân tay

4. Hình thức chấm công bằng khuôn mặt

Chấm công bằng khuôn mặt là một thiết bị dựa vào những đặc điểm trên khuôn mặt để so sánh, nhận dạng một đối tượng nhất định. Chấm công bằng khuôn mặt là công nghệ đã phát triển mạnh mẽ trong thời đại công nghệ số bởi các tính năng hữu ích.

Ưu điểm

• Tiện lợi có thể thay thế thẻ giấy, thẻ từ hay các hình thức khác

• Độ nhận diện hình ảnh cao, nhanh chóng.

• Tốc độ tương đối nhanh và hiệu quả

• Ít phát sinh chi phí

• Kết nối với máy chủ để sao lưu và lưu trữ dữ liệu.

Nhược điểm

• Chi phí thiết bị khá đắt

Chấm công bằng nhận diện khuôn mặt

5. Hình thức chấm công online

Hình thức này được các doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng bằng cách sử dụng các phần mềm chấm công online. Đặc biệt, nó khá dễ áp dụng và lưu trữ dữ liệu hơn so với các hình thức trên.

Ưu điểm

• Dễ dàng quản lý và không tốn nhiều thời gian

• Doanh nghiệp sẽ cài đặt và sử dụng phần mềm phù hợp với mô hình kinh doanh.

• Hệ thống có thể giúp công ty quản lý nhân viên một cách hiệu quả. Có thể nhận biết được nhân viên có vắng mặt trong công ty hay không.

Nhược điểm

• Luôn để thiết bị kết nối với Internet.

• Bắt buộc nhân viên phải hiểu về cách dùng phần mềm, máy tính thông thạo. Đối với các doanh nghiệp có lao động phổ thông thì rất khó áp dụng hình thức này.

Ứng dụng chấm công online

Bài viết trên đây giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về chấm công là gì. Ngoài ra, dựa vào ưu nhược điểm của từng hình thức chấm công sẽ giúp bạn lựa chọn một hình thức phù hợp với doanh nghiệp của mình. Hãy liên hệ ngay Vinh Nguyễn để được tư vấn miễn phí và giúp bạn lựa chọn máy chấm công phù hợp nhé!